Un Nouveau Portail créé par Opco Pour Améliorer la Gestion des Organismes de Formation

Le 21 janvier 2025, Fabien Roullet, directeur des opérations d'Opco EP, a annoncé le lancement d'un nouveau portail dédié aux organismes de formation.

Contexte et objectifs :

Opco EP considère les organismes de formation comme des partenaires essentiels, dispensant des formations adaptées aux métiers des 54 branches professionnelles et de l'interprofession accompagnées par l'opérateur. Ces organismes jouent un rôle crucial dans la constitution des dossiers de financement, notamment pour les TPE peu habituées à ces démarches. Pour faciliter cet appui, Opco EP a précédemment développé des interfaces numériques telles que le portail "Action apprentissage" pour les centres de formation d'apprentis (CFA) en 2020, et "Connect OF" pour les organismes de formation (OF) durant la crise sanitaire liée au Covid. Actuellement, 16 000 organismes de formation ont au moins un dossier en cours de réalisation ou de paiement.

Nouveau portail "nouvelle génération" :

En 2025, Opco EP déploiera un portail de nouvelle génération pour les organismes de formation, visant à améliorer la qualité des services rendus. Le déploiement se fera en trois phases :

• Début avril 2025 : mise en ligne de la première version du portail.
• Été 2025 : version enrichie intégrant de nouvelles fonctionnalités.
• Fin 2025 : mise en ligne de la version définitive de la plateforme.

Fonctionnalités et avantages :

Le nouveau portail offrira plusieurs avantages aux organismes de formation :

• Transparence accrue : accès à des indicateurs de suivi des demandes de financement ou de paiement plus nombreux et détaillés, permettant une visibilité complète sur leurs encours via des tableaux de bord.
• Autonomie renforcée : possibilité de saisir leur RIB, de déposer des demandes de financement pour les contrats de professionnalisation au nom de leurs clients, et de dupliquer des dossiers pour des actions de formation similaires.

Ce portail s'inscrit dans la stratégie numérique d'Opco EP, visant à simplifier les démarches administratives et à renforcer la collaboration avec les organismes de formation.

Contexte stratégique :

Le lancement de ce nouveau portail s’inscrit dans une démarche de modernisation des outils numériques d'Opco EP, visant à répondre aux attentes des différents acteurs de l’écosystème de la formation professionnelle. Cela s’aligne avec les objectifs suivants :

1. Soutien aux organismes de formation : en leur offrant des outils adaptés à leurs besoins pour traiter efficacement les dossiers administratifs et financiers.
2. Accompagnement des entreprises : en facilitant leurs démarches de formation et en soutenant l'accès des petites et moyennes entreprises (PME/TPE) aux dispositifs de financement.
3. Renforcement de la qualité de service : grâce à une meilleure interopérabilité des outils numériques et une transparence accrue dans le traitement des demandes.

Défis et opportunités :

1. Défis :

   • Assurer une migration fluide depuis les anciens portails "Connect OF" et "Action apprentissage" vers la nouvelle plateforme.
   • Former les utilisateurs (organismes de formation et partenaires) à utiliser efficacement ce nouvel outil.
   • Garantir la sécurité des données et la conformité avec les réglementations (notamment RGPD).

2. Opportunités :

   • Optimiser les processus internes des organismes de formation en leur offrant une interface intuitive et fonctionnelle.
   • Encourager davantage d’organismes à collaborer avec Opco EP, grâce à la simplification des démarches administratives.
   • Réduire les délais de traitement des dossiers et des paiements, améliorant ainsi la satisfaction des utilisateurs.

Prochaines étapes :

Opco EP prévoit un déploiement progressif en 2025, avec les principales phases suivantes :

• Avril 2025 : Mise en ligne de la première version du portail pour recueillir les premiers retours des utilisateurs.
• Été 2025 : Ajout de fonctionnalités clés basées sur les besoins exprimés par les organismes de formation.
• Fin 2025 : Lancement de la version définitive, intégrant toutes les fonctionnalités prévues, avec des ajustements éventuels en fonction des retours d'expérience.

Conclusion :

Le lancement de ce nouveau portail par Opco EP constitue une avancée significative dans l'amélioration de l'écosystème numérique lié à la formation professionnelle. En offrant des fonctionnalités innovantes, ce projet renforce le partenariat avec les organismes de formation et soutient la montée en compétences des entreprises. Il témoigne également de la volonté d'Opco EP d’investir dans des outils digitaux performants pour accompagner les mutations du marché de l’emploi et de la formation en France.